1. 制作前定义样品包
记录样品的零件号、图纸版本、材质、数量和供货状态，说明样品代表计划的生产工艺还是另一种初步工艺，并约定所需的材质、尺寸、表面处理或试验记录。如果客户有自己的提交格式，请随询价一起提供。
2. 让每个结果对应被检查的零件
使用能让买家对应收到的零件、适用图纸和提交记录的标识，列出所评价的特征或要求及验收依据。如订单要求批次或材质可追溯，请规定需提供的标识和记录，而不是依赖"零件可追溯"这类笼统说法。
3. 让未决事项和偏差保持可见
明确记录缺失的报告、未核实的特性或拟议的尺寸偏差，为每项指定负责人和拟议解决方案。超出约定要求的结果不应通过修改检验表或把未回复的邮件当作认可来掩盖。任何偏差的接受都需要经授权的买家决定。
4. 区分不同的认可
尺寸评审、材质文件评审、装配评价和生产批次放行可能是不同的决定。请说明项目需要哪些步骤以及每项由谁决定。买家确认收到样品并不自动代表批准生产。
5. 建立明确的放行记录
记录已认可的版本、认可范围、接受的例外以及放行的数量或阶段，并将认可与报价和采购订单关联。如果之后的图纸变更影响已接受的依据，请买家在修改后的工作继续前明确所需的补充评审。
将样品照片与支持它的记录对应起来
对于图示这类法兰形零件，中心孔、孔分布和配合面可能需要不同的检查。照片有助于识别特征，要求则由认可的图纸规定。请在自己的样品评审中使用以下提示。
- 样品与照片
- 给实物样品编号，并与照片文件名和视角一起记录。一张照片中有多个零件时，请分别标识每个样品。
- 图纸与特征
- 记录所评审内孔、孔分布或配合面的图号、版本和特征编号，并从认可文件中照抄要求，包括单位以及适用的基准或表面说明。
- 结果与支持记录
- 将每个结果与报告编号、页码或特性编号以及样品编号关联。缺失的结果标为未检查；表面照片无法确定材料牌号或未测量的公差。
- 决定与放行范围
- 记录由谁评审依据、未决事项以及放行的具体阶段或数量。完成的照片清单或收到的报告本身并不批准生产。
链接到本样品评审部分 供您的采购和质量团队使用。
认可记录措辞示例
样品[编号]已依据图纸[版本]和要求[编号]评审。已完成的评审：[清单]。未决事项：[清单]。由[授权人]决定：[暂停 / 补充评审 / 放行指定阶段]。已批准的例外（如有）：[编号]。放行的生产数量或阶段：[范围]。
需要收集的信息
- 零件号、图纸版本和样品编号
- 样品数量和制造/供货状态
- 所需报告清单和已收到报告的编号
- 已检查的特性和验收依据
- 买家装配或应用评价状态
- 未决事项、偏差、负责人和决定
- 授权认可人、日期和依据
- 放行的数量/阶段及适用的例外
把信息用起来
发送现有文件并指出未决问题。请勿在公开场合发布客户保密信息；授权的项目文件请直接发给我们评审。
延伸阅读：美国铸钢协会（SFSA）给铸钢件买家的信息（英文）。本 JK Casting 工作表用于整理采购信息；特定应用的设计和验收要求必须来自已认可的项目文件。